Förbättringsarbeten i fokus på Flödesdagen

När Capio S:t Görans Sjukhus för femte gången höll en Flödesdag så låg fokus på förbättringsarbeten inom våra olika flöden. Nio exempel presenterades den 16/5.

Under rubriken ”Nu blickar vi framåt – 1177 på Ortopedmottagningen” berättade Eva Blomberg och Estelle Magné från Ortopedmottagningen om hur de arbetar för att öka användningen av 1177 Vårdguidens e-tjänster.

Med tanke på det stora antalet återbesök som görs på mottagningen (drygt 5 000 första kvartalet 2018), skulle det spara mycket tid och resurser om fler kunde bokas via 1177 Vårdguidens e-tjänster.

På Ortopedmottagningen gjordes därför en analys av nuläget i flödet för bokning av återbesök. Det innehöll steg och många telefonsamtal fram och tillbaka mellan patient och tidsbokare för att hitta en lämplig tid. 

Efter det ritades ett nytt flöde upp. Nya mål sattes, b.la. att alla patienter ska får möjlighet att boka återbesök via webbtidboken på 1177, och att minst 50 % av patienterna bokar sig via 1177. Genom det ska tillgängligheten på telefon öka för de patienter som verkligen behöver det, medan de patienter som kan får möjlighet att via 177:s e-tjänster välja en tid efter eget önskemål och agenda. Det ger en bättre arbetsfördelning och nöjdhet både för patienter och personal.

En viktig förändring i synsätt var att ”släppa sargen” och tänka att alla patienter kan använda e-tjänster oavsett deras kön, ålder, eller etnicitet, och våga ändra arbetssätt. Allt enligt Capios digifysiska slagord ”digitalt när det är möjligt, fysiskt när det behövs”.

Näst på tur presenterade Therese Tärnqvist och Catrin Djurfeldt från IVA förbättringsarbetet ”Undersköterskor som anhörigstödjare på IVA”.

De berättade om hur det på IVA finns ett behov av att kunna stötta och informera anhöriga till patienter även jourtid, när kurator eller präst inte finns tillgänglig, t.ex. när en patient kommer upp till IVA från akuten. Anhöriga har då ofta stort behov av att få information, råd och tröst i sin situation, samtidigt som teamet som arbetar direkt med patienten behöver koncentrera sig på det.

Genom att inrätta en särskild funktion som ”Anhörigstödjare”, med en utsedd undersköterska i denna roll per arbetspass, skapas en tydligare arbetsfördelning och ett bättre stöd till anhöriga. I en arbetsrutin beskrivs hur anhörigstödjaren ska agera i olika situationer för att bemöta anhöriga på bästa sätt.

Anhörigstödjaren är med vid överlämning från akuten och andra viktiga genomgångar, för att bli informerad och kunna informera vidare till anhöriga. Hon eller han finns till hands vid akuta situationer, men också i vardagen när anhöriga behöver stöttning.

Införandet av anhörigstödjare har gett ett bra resultat i de enkäter som delas ut till anhöriga, som är mycket nöjda med information och bemötande. De upplever trygghet, delaktighet och en känsla av att de blir väl mottagna direkt när de kommer till IVA. Ett citat ur ett enkätsvar är: ”Vården på St Göran är helt fantastisk, i världsklass i våra ögon, med ett fantastiskt bemötande som inger förtroende”

Från Akutmedicinkliniken kom Ingela Bostedt och berättade om projektet ”DUR– Återkoppling i det kliniska arbetet till medarbetare i realtid”. DUR står för ”Daglig uppföljning av riskbedömningar” och är en vidareutveckling av visualiserad vårddata på intranätet.

I projektet har Ingela och hennes kollega Andreas Sundström arbetat med att ta fram en visning av ej genomförda riskbedömningar för de inneliggande patienterna på avdelningen. Det är något som tidigare har varit svårt att identifiera, men som är en viktig del i arbetet för en bättre patientsäkerhet, och en del i vårt anbud till SLL på att driva sjukhuset.

Det projektet lyckats göra är att genom en teknisk lösning hämta information om sjuksköterskornas riskbedömningar ur vårt journalsystem Cosmic, behandla data genom Qlikview och sedan visa upp detta i tabeller på TV-skärmar på expeditionerna. Där listas alla ej genomförda riskbedömningar per team, med uppdatering var 15:e minut. 

På så vis ser varje medarbetare vad som återstår att göra. Riskbedömningarna tas också upp på de dagliga pulsmötena på avdelningen. 

Den tekniska lösningen med visning på TV-skärmar testas nu under maj månad. Sedan kommer följsamheten till rutin om riskbedömningar att utvärderas, med målet att nå 100 % inom alla bedömningar av riskfaktorer. 

I kommande delprojekt sätts också fokus på att visualisera de åtgärder som har satts in, och att följa upp och utvärdera dem.

Från Neurologiska Kliniken presenterade Katerina Palpana projektet ”Symtomflöde Huvudvärk vid CStG”.

Huvudvärk är en av de vanligaste sökorsakerna på akutmottagningen, med totalt sett 23 % av alla besök totalt på akuten. Det finns dock inga lokala rutiner för hur det ska handläggas. Därför startades projektet för att kartlägga huvudvärksflödet, och ta fram lokala checklistor och PM för att kvalitetssäkra handläggningen av dessa patienter.

I dag finns huvudvärksflödet uppritat, och indikatorer för kvalitet och flöde är framtagna. Inflödet av patienter med huvudvärk på akuten är kartlagt, analys av hur det varierar över tid, och hur vårdtiden för dessa patienter ser ut i förhållande till inflödet.

Arbete pågår också med att ta fram specifik journalmall för daganteckning vid huvudvärk. Behovet av samarbete med Smärtmottagningen för uppföljning är en annan lärdom som dragits i projektet.

Under rubriken ”Nya Smärtrehab – Från vänster till höger i Capiomodellen” berättade Karsten Ahlbeck och Ewa Söderblom om den resa de gjort sedan hösten 2016, då ett stort förändringsarbete inleddes.

Då hade de en besvärlig situation på Smärtrehabiliteringen med stress, långa rehabiliteringstider och hög arbetsbelastning, som inte minskade hur hårt medarbetarna än jobbade.  Då startades ett flödesarbete med högsta prioritet från ledningen, där Smärtrehabiliteringen fick stöd av sjukhusets verksamhetsanalytiker Viktor Holmgren

Steg för steg analyserades klinikens patient-och arbetsflöden. En utmaning, som Karsten och Eva berättade om, var att våga ta hjälp och behålla fokus på att förstå problemen i grunden, och inte vara för snabb att slänga fram lösningar. Alla medarbetare involverades i olika förbättringsgrupper.

Genom att se till både patientens och samhällets behov/önskemål utifrån Capiomodellen lyckades man identifiera ett antal roller som behövdes inom Smärtrehabiliteringen. Exempel på det är ”innehållansvarig” och ”externansvarig” som ansvarar för att patienternas och samhällets behov av ökad livskvalitet och minskad sjukvårdskonsumtion nås. En ”kapacitetsplanerare” ser till att det finns rätt antal patienter i flödets alla delar, för att undvika flaskhalsar och få en långsiktigt bra planering. 

Genom visualisering varje måndag hur flödet går, och återkommande gemensamma fredagsuppföljningar har medarbetarna engagerats hela vägen. Karsten och Eva lyfte också vikten av att koppla ansvar och befogenhet. Arbetet med att förbättra ett flöde blir aldrig färdigt, utan kräver kontinuerlig förändring. 

I föreläsningen ”Att styra och leda med hjälp av processmätetal” berättade Victor Triantafyllidis och Mats Arell från Service & Logistik om hur de arbetat med att utveckla flödet för patienttransporter på sjukhuset.

Utgångsläget var gott, med ett arbetssätt där patienttransportörer rapporterar in regelbundet med mobila verktyg när de påbörjat och avslutat transport. Men den statistik som samlades in användes inte på bästa sätt, och presenterades bara en gång i månaden. Bilden som den gav stämde inte med medarbetarnas upplevelse.

Genom att analysera statistiken på ett nytt sätt, med programvaran Qlikview togs nya och mycket mer detaljerade mätetal fram. Med dessa kunde arbetsledningen mäta belastningsgraden, anpassa scheman och ta fram rapporter över belastning och punktlighet.

Det gav också möjlighet att detaljgranska vad som gick fel när transporter drog ut på tiden, och hitta problem i flödet. Det bidrog till att man kunde skapa mer lika arbetssätt för alla transportörer och renodla arbetsuppgifter för att få kortare tid till transport.

Det gav snabbt resultat. Vid start under hösten 2017 höll 68 % av patienttransporterna leverans inom 20 minuter. Det ökade till 78 % i november 207, och är nu i maj 2018 uppe i 85 %.

Att arbetsledare och medarbetare hela tiden kan se på en ”dashboard” hur punktlighet och belastning utvecklas skapar delaktighet, och ger möjlighet att stämma av upplevd situation mot faktiska mätetal.

Från Prostatacancercentrum på Kirurgkliniken kom Henrik Grönberg och Martin Bergman och talade om ”Kvalitetsförbättring för patient med misstänkt prostatacancer”.

De började med en ganska dyster beskrivning av nuläget. Prostatacancer är den vanligaste cancerdödsorsaken hos män i Sverige, den innebär en stor belastning för sjukvården och det är många män som lever med sjukdomen. Diagnostiken och vårdkedjan i Stockholm är i många delar osystematisk, ”omodern” och splittrad, med långa väntetider (200 dagar väntetid från misstanke om cancer till val av behandling). Det finns både en stor andel fall med högrisk-cancer som missas, men också stor andel män med godartad cancer som behandlas i onödan.

Genom Prostatacancercentrum vill de i stället bygga en snabb och tydlig vårdkedja med samlad vård, nära samarbete mellan urologer och onkologer, och modern diagnostik som Sthlm3-test, MR av prostata och fusionsbiopsi. Målet är att gå från 200 dagar till 20 dagars väntetid till val av behandling. 

Sedan starten i oktober 2017 har 700 patienter behandlats, och väntetiden ligger på ca 37 dagar. Genom den moderna diagnostiken hittas fler fall av ”farlig” cancer, men färre ”ofarliga” förändringar med låg risk.

Verksamheten på Prostatacancercentrum växer nu snabbt, med allt fler remittenter, och patienter. I takt med att väntetiderna för diagnostiken sjunker så riktas också mer fokus på själva behandlingen med kirurgi och onkologi, och att fintrimma dessa flöden och metoder.

I ett samarbete mellan Akutkliniken och Röntgenkliniken berättade Carolina Berglin och Katarina Lindström om just Samarbete och åtgärder i akut/röntgenflödet”.

Efter inflytten i nya lokaler för Akutmottagningen och Akutröntgen under 2016 upptäckte man att trots det mycket kortare avståndet så ökade väntetiderna till röntgen. Därför startades ett samarbete där man på olika sätt försökte förbättra och analysera flödet tillsammans.

Flera tester med ändrade arbetssätt har gjorts under 2017-2018, bl.a. med ett ”snabbspår” till konventionell röntgen för gående patienter. Det minskade tiden från remiss till undersökning, men å andra sidan ökade tiden från röntgensvar till utskrivning från akuten. Analysen visade också att väntetiderna till konventionell röntgen var särskilt långa nattetid, vilket nu resulterat i utökning av bemanningen.

Ett annat test som gjorts har varit att patienter som ska skrivas in på vårdavdelning, men som behöver röntgas, åker direkt från akuten till röntgen. Det har visat sig ha både för- och nackdelar för flöde och patientsäkerhet.

Sammanlagt så visar statistiken att den totala vistelsetiden för patienter som röntgas inte har förändrats nämnvärt mellan 2017-2018, trots de förbättringar som gjort. Men med tanke på det ökande patientinflödet till Akutmottagningen under tidsperioden kan det ses som en framgång i sig.

Arbetet med att förbättra flödena tillsammans har lett till ökat samarbete mellan klinikerna med ökat kunskapsutbyte och auskultation. Det har blivit tydligt hur viktigt det är att förbättra interna informationsflöden och att optimera patienterna inför röntgen.  

”Samarbete är inte bara nödvändigt, utan också ganska kul”, som Carolina och Katarina sammanfattade.  

Sist ut för dagen var Irina Myasnikova från Hjärtkliniken som talade på temat Hur vi byggde upp en välfungerande teambaserad verksamhet inom hjärtvitier”. I sin föreläsning berättade hon om den stora utveckling som skett inom området vitier (olika typer av förändringar i hjärtat som t.ex klaff-fel). Allt fler behandlingsmetoder har blivit tillgängliga, som kan hjälpa fler patienter.

På Hjärtkliniken har man under de senaste åren bygg upp en verksamhet för att utreda sådana fall inför eventuell operation, och följa upp patienter efteråt. En viktig del i detta är det labb för ekokardiografi som nu finns på kliniken, med en egen helhetsanställd BMA, där alla typer av hjärteko-undersökningar kan göras.

Genom att hjärteko finns tillgängligt direkt i anslutning till vårdavdelningarna, får patienterna kortare transporter, smidigare planering och snabbare svar. Det blir möjligt med direkt granskning och diskussion på plats med specialist. Det egna hjärteko-labbet ger även ökade möjligheter till utbildning och fortbildning för klinikens läkare.

Hjärtkliniken har också startat en sjuksköterskemottagning inom vitieflödet. Där får patienterna träffa en specialiserad sjuksköterska för uppföljning, information och rådgivning.

Sedan starten har kliniken byggt upp ett välfungerande multiprofessionellt team som arbetar med vitieflödet, och byggt upp kompetens och struktur för omhändertagandet. Det har lett till tryggare patienter, bättre preoperativa utredningar, och en uppskattad mottagning. Vitier är ett område med stora möjligheter för utveckling, framhöll Irina Myasnikova.